COSTA:国际知名连锁餐饮企业财务数字化管理创新之道

餐饮娱乐 易快报
应用案例 2020-09-27 14:48:03
COSTA 全部经营门店均为直营门店,百余家门店单据未能得到及时的审批,无法掌握第一手信息,容易出现信息孤岛现象;预算无法实时知晓,核算成本费时费力准确度低,人工沟通成本高,审批流程不够透明,报销难以规范;发票查验工作困难繁重,发票取到与报销严重脱节。目前已有纷享销客、新中大、报销系统、合同系统但互不关联,公司信息化分散,整体性差。易快报系统灵活且便捷,员工能够随时随地通过移动端上报费用报销单据,轻松扫描二维码导入发票,杜绝纸质单据。电子单据快速录入、发票信息高效校验,报销周期缩短一半。有效降低了本公司的运营成本,提高了报销管理效率。
COSTA:国际知名连锁餐饮企业财务数字化管理创新之道
COSTA 
COSTA于1971年在伦敦成立,是全球知名的咖啡连锁品牌。1995年,COSTA在英国证券所上市公司排名前100,同时也被英国餐饮业领头羊的WhitbreadPlc公司收购,成为其自有国际品牌之一。经过集团多年的发展,COSTA从原来39家门店,发展至目前在全球32个国家拥有4000家门店。

企业财务管理需信息化升级

随着业务的不断扩张,目前COSTA咖啡与中国零售业佼佼者北京华联公司投资控股有限公司共同成立了华联咖世家(北京)餐饮管理有限公司,共同开发中国北方市场。现今为止,华联咖世家(北京)餐饮管理有限公司在北京开设了近100家门店,并在年天津、石家庄、青岛、大连、沈阳、哈尔滨等地区均有分点。
目前 COSTA门店分布广泛分散,管理层受时空限制,集中付款业务多,发回收难,发票审核困难。COSTA 全部经营门店均为直营门店,百余家门店单据未能得到及时的审批,无法掌握第一手信息,容易出现信息孤岛现象;预算无法实时知晓,核算成本费时费力准确度低,人工沟通成本高,审批流程不够透明,报销难以规范;发票查验工作困难繁重,发票取到与报销严重脱节。目前已有纷享销客、新中大、报销系统、合同系统但互不关联,公司信息化分散,整体性差。
 

规范费用管理口径,提高工作效率

使用前
目前COSTA总部对下属各家门店都会与保险公司签订有关公共责任险、现金险、财产一切险、安全生产责任险险种的相关保险合同,目前COSTA没有完善的系统管理门店保费信息,需财务人员线下在Excel中处理。
 
使用后

在录入保单信息时,新开门店支持直接录入相关信息,续保门店新增时根据属于的门店代码自动获取上张保单的相关投保信息,并且保单信息可以修改。当财务在付款时,可选择多家门店及险种合并付,然后再生成付款单并打印,同时支持查询汇总及门店汇总数据。

财务系统,费用规范
 

实时控制预算,全面掌控经营数据

使用前
COSTA现有的预算按照月度刚性编制,月度累计,并且在审核完毕后才占用预算额度,需客户提供现有系统的预算表,未执行的预算可以累计结转到下一个月。
 
使用后

易快报支持按照部门、门店进行控制,并可以月度、季度设置、预警提示分为刚性和柔性,禁止提交或是允许单据提交,做到实时有效控制费用发生,并且实时发出预警,让预算使用进度可实时知晓。

实时控制预算,预算费用

门店通过高级报表进行查看和分析销售费用,统计本门店或区域的销售费用情况,能够实时对门店销售使用费用做到全面掌控,帮助店长或区域经理把控整体的经营和费用支出情况做到清晰展示,为考核各个门店时提供了强有力的数据支撑。

高级报表,报销系统,报销软件
 

打通系统壁垒 实现信息共享

使用前

目前COSTA报销申请使用的是自己开发的报销系统,财务用的是新中大,目前该系统只能通过COSTA内网访问,对接时需COSTA信息部考虑网络访问问题。

使用后
  
易快报根据系统已有的公开接口对接,可实现组织架构信息同步及平台的移动端与PC端均可单点登陆至易快报。在平台架构中为门店店长岗位的易快报权限自动激活,与系统中的店长岗位变化实时同步。
 
报销系统,费用支出,对接ERP

1.数据无缝衔接,交流传递无障碍,通过系统时时完整体现门店经营过程中各项费用支出情况。多维度分析财务数据,且能够灵活拓展各种业务功能模块,与通过接口等方式与财务核算系统互联互通。

2.移动化办公,满足所有业务使用需要,让提交的单据信息与业务能够实时同步,管理层可实时进行审阅和批复,保障整体经营的顺畅和效率。

3.预算管理平台,实时有效控制费用发生,在高级报表中查询门店销售费用,分析门店损益情况。高层领导能随时掌握基层费用支出,掌握资金支出情况,掌握门店、区域考核的重要指标。

4. 对接ERP打通基础数据信息对接,直接生成凭证,减少财务录凭证工作,提升财务管理工作水平。

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