泛微助力孕婴世界：1500多家连锁门店的办公管理

▊公司介绍：

“孕婴世界”连锁成立于1998年，是集孕妇、婴幼儿吃、穿、用、玩一体的大型连锁机构。凭借对顾客真诚服务，迅速发展壮大，终端门店覆盖四川、重庆、贵州、云南等地区120个城市，全国1500多家连锁门店，是西南第一母婴连锁品牌。

▊项目需求动因：

随着门店扩张及业务的持续深入，孕婴世界想需要一款合适的软件解决市场活动、门店、人事等的管理难题。一方面是希望各业务流程、员工管理等更规范，另外方面是希望管理过程能更加透明直观，有相关的数据能给到支撑。

▊项目方案：

1、市场活动管理

为了提高产品销售额，孕婴世界会定期面向代理商开展各类优惠活动。要筹办类似的活动，不仅涉及各部门的人员众多，而且确认方案、费用、代理商名单等各类工作也很繁杂。

借助泛微云OA，以审批流程为主线，实现从活动申请->参与商户确认->物流发货->核算等全过程的管理。

1）活动方案确认

当需要开展相关促销活动时，负责人无需逐一线下找相关人员沟通。只需要线上根据孕婴世界的管理需要，提交审批时完善活动的执行时间、方案、费用等，还能额外上传附件描述具体的方案情况，其他人员审核时情况了解也能更全面。

补充完信息之后，系统根据设置好的流程自动流转到活动统筹人员、财务、运营等各人员处进行审批。为了更好提高相应效率，支持灵活自定义每个节点的处理时间，更好提高线上响应效率，保证活动高效推进中。针对活动有任何的疑问，也可以直接在相关审批中沟通，协作更便捷。

2）参与商户确认

由于全国的代理商人员较多，这些人员其实大部分是不在泛微云OA系统内的。

但孕婴世界是在企业微信上使用，所以审批也能同步互联发送给微信里的人员，进行参会信息的确认。打破传统意义上OA仅限企业内部的限制，内外协同效率也大大增强。

3）物流发货

商户确认参与活动并进行产品认购后，孕婴世界总部会补全相关产品的线上发货登记。

同样借助审批应用，不仅能记录好相关的发货信息，而且借助规则库，可以帮助其智能进行活动物流状态的更新，无需人工手动同步，管理更智能。

4）费用核算

通过审批进行费用核算时，各方面的数据会通过规则库自动同步，核算人员只需要确认各类数据是否正确。不需要来回翻阅各类数据，数据核对也更直观，避免数据出错的情况。

2、连锁门店管理

全国门店覆盖120个城市，总计达1500多个门店。这部分的信息，孕婴世界也希望通过泛微云OA系统统一管控，而且能线上便捷更新门店信息等。

1）门店档案管理

以往的门店信息资料可以在表单中通过导入的方式统一管控起来，包含门店的基础，额外补充经营信息、证件信息、店铺实景等资料。

此外，泛微云OA各模块的数据是协同关联的，通过表单管理这类门店信息时，还能同步关联到CRM中该门店的负责人的信息，数据管理非常便捷。

2）门店信息变更

由于门店信息是系统很重要的资源库，所以当信息有变更时，如店铺名称、电话、地址、营业时间等，孕婴世界会要求提交【资料变更】流程，由各方人员审核确认无误后，才进行更新，很大程度上保障重要数据的安全性。

审批处理完成后，不需要人工处理，通过规则库，可以自动将修改的内容在【门店档案】表单中的数据进行同步，节约了很多维护成本。

3）关停分析

对于关停的店铺，孕婴世界也是格外关注。一方面，想要了解关停的原因，及时调整；另一方面，通过系统的各类分析报表，也可以对重点区域额外扶持，保证代理商正常运转。

通过泛微云OA的审批，不仅能记录好所有的关停信息，系统还支持线上多维度的分析统计，帮助孕婴世界管理层人员更清楚直观了解情况。

3、人事管理

企业的发展离不开人才，所以孕婴世界也格外注重人才的引进与培养。泛微云OA提供的一系列应用，也能很好满足其对这一块的规范管理需要。

1）构建自有人才库

有合适的人员需要面试时，可以线上进行面试信息登记。包括人员的基础信息、工作经验等。无论后续人员是否入职，也可以形成线上专有人才库。

面试结束后，由相关主管对于整个面试过程进行评价并同步在表单中记录，系统形成该对于的分数项，自动汇总面试人员的分数，来确认是否达到面试通过要求，面试通过后即可进行入职。

2）入职工作流推送

符合条件的员工，入职创建好OA账号后，可以自定义专属工作流，自动发送公网账户密码、ERP账户、巡店管理账号等的信息，方便新员工更快上手工作。

3）线上规范流程管控

员工入职之后，就转正、调岗、离职等各类人事流程也可以在线上规范管控。

例如，符合转正要求后直接线上发起转正申请，补充岗位工作内部及自身对于阶段工作的总结和理解，以及对于公司的建议和想法，并提交相关补充材料；

例如，人员发生转岗异动情况，可自动带出现岗位信息，并且提交需要转岗的部门，和原因，审核通过后，系统所在岗位自动发生更新；

例如，人员需要办理离职可先提交离职意向信息表说明离职原因和工作交接，由相关岗位主管及人事主管审核后可办理离职流程，后续线上进行固定资产归还及财务中心核对金额（报销，借口，扣款等）。

4、多维数据分析

借助泛微云OA平台，除了帮助孕婴世界将活动、人事等全程电子化管理，还能通过审批自定义各类分析报表，直观查看各类数据；也能借助低代码构建平台ebulider，帮助管理人员了解门店、经营数据、资产等数据的最新情况。

1）分析门店

了解门店地区分布特别，每个门店业绩情况、关停情况、费用支出情况，方便合理调配，更好提升门店营收。

2）分析活动

自动按照不同活动品牌及类型来分析各活动的统计情况，查看不同活动类型的费用花销和用度，对活动类型做把控。

3）分析员工

对入、离职的员工情况进行分析，对离职率高的岗位重点关注及培养，确保人才储备充足。

4）分析成本

从不同维度呈现活动、门店费用投入情况，哪些项目费用成本高，及时合理调控。

▊方案价值：

孕婴世界通过泛微云OA平台完成业务流程的整合，活动费用的管控，及公司旗下代理商门店的管理；同时对于内部员工完成一体化的智能人事管理，达成外部业务的整合管理和智能人事的一体化管理，提升办公效率，实现减负增效。