如何使用ECM提高企业效率益

在当今快节奏的商业世界，时间变得非常宝贵。团队越大，有效管理时间的难度就越大。但是，即使是中小型企业也可以从企业内容管理(ECM)系统提供的工具中受益。

ECM系统通过数字化纸面文档、捕获电子文档和电子邮件以及自动化文档驱动的流程来确保适当的人员可以随时随地访问他们需要的信息，从而使各种规模的企业都能够节省时间和金钱。

①电子签名节省时间或金钱:要求物理签名是非常低效的。这个过程需要一个物理副本，必须邮寄或以其他方式交付给签名者。然后必须扫描签名的文件以便存档和归档。通过使用数字签名，您可以减少许多不必要的步骤，从而大大降低过程中人为错误的风险。数字签名的文档不会被放错位置，更重要的是，当文档从一个地方移动到另一个地方时，等待签名的合约不会被搁置数天。

②远程访问关键文件:远程访问文档的能力使您的员工能够即时协作，使您的组织更加灵活，响应速度更快。也让你有机会更快的解决客户问题，从而提高客户满意度和留存率。这也有一些面向未来的好处。简而言之:确保您的公司成为一个有吸引力的工作场所从未如此重要，远程文档访问是其中的一个关键部分。如果你的公司不能给他们提供具体的福利，喜欢在家工作的员工就会去别处找工作。

③招聘、工作申请和就业:就招聘而言，通过企业内容管理，这一过程本身已经大大简化。企业内容管理系统包括用于处理工作申请和数字录入文书工作的工具，因此申请人和新员工可以通过单一门户提交材料。

④发票处理:通过自动发票处理，可以对发票进行捕获、数字化和索引，然后通过预配置的工作流进行审批、支付和归档，存储在一个可搜索的集中存储库中。

⑤与电子邮件和其他应用程序的集成:作为文档管理的综合解决方案，ECM允许您在一个地方存储和访问各种数据和文档，并且还有许多其他优势。电子邮件程序是为交流而设计的，而不是为了有序存储、安全或快速搜索。如果您很难找到存储在电子邮件中的信息，那么您需要一个包含电子邮件管理组件并与Microsoft Outlook和其他电子邮件程序集成的ECM解决方案。

⑥自动化工作流:ECM中的自动化工作流将人工流程从关键业务任务中解放出来，使您能够自动应用业务规则和传送文档。使用ECM，有权查看或编辑文档的每个人都可以立即访问它。

⑦无纸化流程:无纸化的好处是无限的。如上所述，远程访问关键文档可以使您的企业在日益远程办公的经济中适应未来，使员工可以在任何地方工作，并最大程度地为您的业务目标做出贡献。